Правила составления делового письма

Правила составления делового письма

В каждой сфере жизни есть определенные правила. На инаугурации президента человек в свитере будет выглядеть неуместно, на званом обеде необходимо пользоваться всеми столовыми приборами, а не только вилкой и ложкой. Даже написание делового письма должно соответствовать определенным стандартам, чтобы оно не вызвало недоумение у вашего адресата.

• Пишите письма на специальных фирменных бланках. Верхний колонтитул должен содержать информацию о вашей организации (название, телефон, e-mail, почтовый адрес). В этом случае адресат сможет связаться с вами быстро.

• Оставляйте поля. Отступ слева должен быть 3 см, отступ справа – 1,5 см.

• Пользуйтесь одним и тем же размером шрифта на протяжении всего письма (оптимальный вариант Times New Roman, кегль 12).

• Пронумеруйте листы, если объем письма более двух страниц. Нумерация производится в правых нижних углах.

• Оформите шапку следующим образом. В правом верхнем углу указываются должность и фамилия, имя, отчество адресата. Здесь же указывается тема письма. Обращение оформляется чуть ниже по центру («Уважаемый господин» или «Уважаемая госпожа»).

• Определите суть письма во вступлении. Рекомендуется использовать традиционные формы («Прошу Вас…», «Довожу до Вашего сведения…», «Наше предприятие предлагает…»).

• Раскройте содержание просьбы или предложения в основной части. Здесь важна конкретика – цифры, факты, статистика.

• Подведите итоги в заключении. Например: «Учитывая вышеизложенное, прошу Вас…». Необходимо максимально четко сформулировать свое предложение.

• Пронумеруйте и перечислите документы, если они прилагаются к письму.

• Составьте подпись из двух частей. Первая часть: «С уважением» либо «Искренне Ваш». Второй вариант допустим только при личном знакомстве с адресатом.

• Вторая часть — ваши ФИО и должность.

• Проверьте письмо. Оно должно быть понятным, логичным; орфографические и пунктуационные ошибки исключены.

• В деловом письме все производные местоимения «вы» рекомендуется писать с заглавной буквы.

• В больших организациях на деловые письма также ставят дату и номер исходящей документации. Благодаря этому легче отследить путь письма.

Интересные стартапы

  • Правила бизнеса гендиректора IBM Вирджинии Рометти Правила бизнеса гендиректора IBM Вирджинии РометтиПервая женщина-глава IBM о встречах с клиентами, женской логике и установлении собственных границ.Вирджинии (Джинни) Рометти 55 лет, из […]
  • Правила бизнеса гендиректора IBM Вирджинии Рометти Правила бизнеса гендиректора IBM Вирджинии РометтиПервая женщина-глава IBM о встречах с клиентами, женской логике и установлении собственных границ.Вирджинии (Джинни) Рометти 55 лет, из […]
  • Правила бизнеса гендиректора IBM Вирджинии Рометти Правила бизнеса гендиректора IBM Вирджинии РометтиПервая женщина-глава IBM о встречах с клиентами, женской логике и установлении собственных границ.Вирджинии (Джинни) Рометти 55 лет, из […]
  • 15 лучших инструментов 15 лучших инструментов для предпринимателей, ведущих бизнес через интернет. 1. Для для более эффективной совместной работы с сотрудниками, постановки задач, работы с документами: Teamlab и […]