7 шагов делегирования или как правильно делать поручения.

7 шагов делегирования или как правильно делать поручения.

Если относиться к человеку сообразно тому, каков он есть, он останется таким, какой он есть. Если же относиться к нему в соответствии с тем, каким он может и должен быть, то он и станет таким, каким может и должен быть. Гёте

Основной головной болью руководителей является тот факт, что как показывает практика, делегируя, мы всегда теряем в качестве, но выигрываем во времени. И в большинстве случаев это так.

И этому есть логическое объяснение:

у них еще недостаточно знаний и опыта;

они боятся ошибиться и груза ответственности;

они не видят всей картины и взаимосвязей;

у них и без этого был плотный график работы;

они еще не умеют правильно ставить приоритеты и т.д.

Наша же задача заключается в том, как при экономии времени за счет делегирования, вывести качество выполняемой работы на должный уровень.

Рассмотрим из чего состоит классическая схема делегирования:

Сообщить суть задания (что?) — что должно быть сделано и какие результаты ожидаются и в какие сроки.

Определить нормативы (когда?) — которые будут использоваться для контроля хода выполнения задания: они должны быть реальными (выполнимыми).

Здесь же обрисовываются границы ответственности исполнителя и вид отчета по результатам.

Обозначить важность задания (зачем?) — почему нужно выполнить это задание, какова его связь с общей работой и ситуацией в фирме, какие осложнения могут возникнуть при выполнении задания.

Предоставить полномочия исполнителю (как?) — необходимые для выполнения работы, в том числе и на использование ресурсов, нужных для выполнения задания. Описываются альтернативы и препятствия. И информируются все задействованные лица о том, что данному менеджеру делегирована такая задача.

Получить обратную связь — убедиться, что исполнителю все понятно и получить его согласие. Если это необходимо, то повторить суть задания, или использовать его графическое представление. Уточняется: нужна ли какая-либо еще поддержка.

Контролировать ход выполнения задания — проверять по реперным точкам ход выполнения задания.

Оказать поддержку — в случае необходимости оказывать поддержку и разбирать сложные ситуации.

Особенно хочется обратить внимание на важность обратной связи: а правильно ли вас поняли? При делегировании людям свойственно додумывать.

Помимо основных шагов делегирования, хорошо бы еще соблюдать и правила делегирования:

1. Заблаговременно, с запасом времени. Выдавая задания полезно всегда учитывать, что:

сотруднику понадобится время на обдумывание и планирование;

он должен встроить данное задание в систему своих убеждений;

ему понадобится время на раскачку и выход на рабочий режим и т.д.

2. Соизмеримость со способностями и возможностями исполнителя. Перепоручая задачу, необходимо помнить, что:

людям свойственно преувеличивать свои способности;

не все люди одинаковые, у всех свои особенности и специфика;

разные люди устают и теряют интерес по-разному и т.д.

3. Доверие и допустимость ошибок. Если вы доверили кому-то решение проблемы, постарайтесь:

не проверять его каждые 5 минут (это теперь его задача);

не ругать, если он ошибется (он это делает первый раз);

в случае провала не увольнять (иначе убьете инициативу у остальных) и т.д.

4. Мотивирование и признание. Здесь все как с ребенком:

необходимо выражать восхищение при каждом небольшом достижении;

хвалить прилюдно и ставить в пример;

подбадривать и поддерживать желание продолжать работу над проблемой и т.д.

5. Гибкость и уважение личности.

показывайте на ошибки, а не на личные качества;

учитывайте психологические особенности каждого;

не ждите сразу огромных результатов и т.д.

И напоследок скажу еще пару срок о видах порочного делегирования.

Всего их существует три вида:

Мартышка. Это когда все по очереди перекладывают друг на друга обязанности. Т.е. задание мигрирует по компании, а его никто так и не выполняет. Все только делегируют.

Козлы отпущения. Это когда шеф выбрал рабочих лошадок, на которых все сваливает. Кто везет, того и грузят. Этим пользуются все лоботрясы. А вы «выжигаете» работоспособных членов команды.

Стена. Это когда шеф работает сам по себе, а компания — сама по себе. Т.е. делегирования нет вообще. Эдакий конгломерат мелких индивидуальных хозяйств

Интересные стартапы

  • 7 лучших способов побороть лень. 7 лучших способов побороть лень. 1. Метод 10 минут. Заставьте себя сесть за нужное дело всего на 10 минут, даже если для его выполнения требуется час или два. Это намного легче, чем вам […]
  • 7 заповедей при оценке бизнеса 7 заповедей при оценке бизнеса 1. Аналитика не ради аналитики Только правильно поставленная цель аналитики может обеспечить рост вашей компании, другими словами — бесполезно считать овец […]
  • 7 вещей, которые объединяют всех потребителей 7 вещей, которые объединяют всех потребителей Что вы знаете о своих клиентах? «Они молоды, активны и обожают быть в центре событий», - скажет разработчик социальной сети или производитель […]
  • 7 ошибок в юзабилити, которые уничтожат ваши онлайн-продажи. 7 ошибок в юзабилити, которые уничтожат ваши онлайн-продажи. Эксперт в области поведенческой психологии и стратегического маркетинга Грегори Чиотти (Gregory Ciotti) рассказал в блоге […]

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>